TERRES & CIE

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RÈS.

Un congrès demande souvent 2 ans d'organisation en amont. Pour une association ou un comité scientifique, c'est souvent la première et seule expérience d'organisation qui nécessite d'avoir un coordinateur global comme un PCO.

Nous sommes présents à chaque étape du congrès pour gérer le budget, le planning. Un congrès concerne souvent un grand nombre de participants de pays différents, des outils spécifiques, une vision globale de la communication à la logistique au sein des Palais des Congrès.

Méthodologie

Création d’une plateforme en ligne pour l’inscription des participants et les réservations hôtelières

 Gestion de rendez-vous d’affaires

 Gestion des orateurs et conférenciers

 Envoi des factures, relance, confirmation de paiement

 Sélection d’hôtels selon les catégories souhaitées

Soumission des communications scientifiques formatées, routées vers le comité scientifique sur la plateforme

Mise en place des rétro plannings

Préparation et participation aux réunions

Gestion, coordination et contrôle des fournisseurs 

Mise en place du bilan financier

Préparation des analyses statistiques et du débriefing de l’événement

Service d’information et assistance pendant la durée du congrès

 

Création et déclinaison de l’identité visuelle de votre événement

Création du site internet du Congrès – application intégrée pour gérer les inscriptions et recueil des abstracts (scientifique)

Edition des programmes, CD ROM, clé USB, menus…

Création d’une application événementielle de votre congrès

Emargement et gestion des badges

Création, coordination et mise en place de la signalétique

Recherche des sites les plus adaptés, étude des propositions

Réservation des palais des congrès

Etude et coordination des besoins techniques

Régie générale, scénographie

Sélection d’hôtels en fonction des catégories et tarifs souhaités,

Négociation tarifaire, gestion des allotements

Réservation  hôtelière en ligne sur notre plateforme avec mapping de la localisation / centres de congrès

Facturation individuelle auprès des participants

Assistance mail et téléphone

Création du dossier exposant de vente et technique

Mise en place du plan d’exposition

Organisation du montage et démontage des stands

Location des prestations complémentaires (mobilier, plantes…)

Suivi financier des exposants

Réalisation et impression d’un dossier de partenariat

Recherche de partenaires à partir de vos fichiers et de notre réseau de contacts

Prospection téléphonique

Recherche et sélection  des lieux de soirées

Proposition de thématique et d’ambiances

Réservation et coordination avec les différents prestataires (transferts, traiteurs, lieux, technique …)

Création des invitations

Gestion de l’accueil, vestiaires

Mise en place d’excursions pour les accompagnants :  ½ journée ou journée avec déjeuner, activités à la carte et visites techniques adaptées, transferts inclus