Tendance Digital pour vos congrès

Tendance Digital pour vos congrès

14/12/2018


Dès l’accueil, oubliez les desks classiques, les émargements fastidieux et les longues files d’attente : optez pour un accueil mobile 2.0, connecté et axé nouvelles technologies.

Cette  approche innovante de l’accueil est dématérialisée, pratique et ultra rapide. Les hôtesses sont mobiles, munies de tablettes et de stylets dynamiques.

Un nouvel accueil extrêmement efficace, le tout encadré par nos partenaires informatiques, précieuses et indispensables personnes de l’ère numérique !

La communication se fait en ligne et sur les réseaux sociaux. Votre événement est présenté sur un mini site bien référencé qui draine trafic et possibilité d’interactions ludiques et formatrices.

Les pré-inscriptions se font elles aussi en ligne sur des applis événementielles qui ont le vent en poupe, et sont créées au fur et à mesure des besoins clients.

Plusieurs nouveaux outils renforcent la participation. Les absents au congrès peuvent suivre les conférences en « livestream » ou sur une chaine Youtube avec code d’accès par exemple.  Les insta live ou tweet live permettent aussi de participer à distance. On questionne ainsi les intervenants par interaction en ligne, même à l’autre bout du monde. 

A vous de créer le HASHTAG de votre événement. Signe de ralliement autour de votre session. Ce hashtag est à partager sans modération afin de créer du contenu et pouvoir réagir sur les réseaux sociaux. On poste, on tweete, on retweete, on instagrame, avec ou sans retouches !

Un filtre Snapchat crée pour l’occasion ou un photobooth  sont  tendances. Ludiques, fédérateurs, ils  sont pris d’assaut lors des pauses entre deux séances. Ils s’impriment instantanément en guise de souvenir sur papier glacé aux couleurs de l’événement en question. La version email est aussi disponible  si vous préférez la distribution du cliché de retour au bureau.

Les dossiers de presse, discours, rapports et documents du congrès  sont téléchargeables,  les photos officielles disponibles en ligne et libres de droits. Pratiques, elles permettent la sympathique piqure de rappel « post évènement » qui accompagnent  les remerciements pour votre présence.

 

Vos badges sont eux aussi connectés. Ils rassemblent sur votre poignet ou autour de votre cou, sur quelques centimètres carré, votre fiche signalétique, votre pedigree pro ou les infos mailing vous concernant.  Souvent originaux et colorés, ces jolis liens sont aussi le signe de ralliement d’une appartenance commune sur un évènement bien défini. On sait que l’on assiste à la même convention ! Amusant lorsque l’on se balade en ville dans les temps libres.

On vous bipe, on vous scanne et l’on sait exactement à quelle conférence vous assistez. Votre parcours congrès est ainsi stocké et facilement accessible par les organisateurs. Un gain de temps évident.

 

L’événement 2.0 est interactif, pratique et efficace. L’event « nouvelle génération » centralise les informations, développe des fichiers à l’instant T et facilite le flux des participants.

Le digital fidélise aussi. Le simple fait de demander l’avis des participants offre une plus-value sur l’organisation. Les participants se sentent concernés et impliqués. Excellent pour les enquêtes satisfaction en général.

Veillez à ne surtout pas négliger la connexion WIFI sur le lieu du rassemblement, et pensez à des coins repos et pauses café connectés avec prises et armoires recharges pour téléphone portable.

Pourquoi ne pas proposer au public des tablettes disponibles ? Gage de service +++

Les Event Designers se facilitent ainsi la vie avec ces outils digitaux et affinent fichiers et profils type. Cela permet un ciblage précis pour une meilleure organisation, et la chance d’être au plus proche des attentes et retours clients-participants.

 

Attention : ne pas oublier de demander l’autorisation pour stocker les données clients (ou visiteurs) si vous devez les utiliser par la suite pour vos mailings, démarches ou relances. C’est un droit précieux et fondamental qu’il ne faut surtout pas négliger sous peine de poursuites.

L’event 2.0 est hyper connecté. Il est un facilitateur de  la vie événementielle.  Il suffit d’y gouter pour l’adopter. Parole d’experts PCO  Alors, restons connectés !

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